失敗学会の正式見解でも、失敗学会が同意を表明するものでもありません。
成功要因を求める基本的な要綱である。
下記に基本を条項ごとに纏める。
集合知の要求事項
序文
集合知の利点は、経営管理の内容を含み、計画、実行、管理を効果的
に無理なく継続することができることである。効果的な視点では、ヒ
ューマンリソースを考慮しながら、最適化を行っていくことが重要に
なる。最適化により、コストパフォーマンスが上がることが考えられ
る。尚、これにより、工程毎の生産性が上がる。そして、企業の財務
改善に繋がる。PDCAを効果的に導入することで、スパイラルアップの
経営戦略を実行することができると考えられる。効果を測定し、デー
タ化を図ることにより、改善点を見出し、ステップアップを目指すこ
とをすることが重要である。計画的で実施可能な継続的改善策を行う
。レビューする必要があり、承認プロセスが必要とされる。管理方法
を適宜決める必要がある。これにより、管理体制が整う。必要なリソ
ースが十分に配分される。業務を遂行するにあたり、マニュアルを策
定することで、作業毎に統一化が図られる。この集合知は、マネジメ
ントの領域であり、各条項で簡易的に実施手順を明記する。
適用範囲と目標策定
全社、各部門、グループに適用することを基本とする。各部門は定量
または定性的目標を策定し、それを実施することができる。集合知で
は、全社において情報を検索、編集、レビューすることが重要だと言
える。
１.集合知の文書作成と情報共有
一般的に得られるノウハウ、知識、知恵を業務文書として書き起こす
。そして、情報共有システムを構築し、ユーザーが情報を取得できる
こと、また、編集、加工が自由に権限に沿ってできるようにすること
が重要である。システム管理者は文書に適切な権限を付与することが
必要になる。文書管理標準を作成する。
２.作業計画策定と効率化
各グループの作業を基本として取り纏め、作業計画策定を行い、実行
に繋げる。作業計画は遂行できる内容でなければならない。作業効率
を計測する為に、指標を設け、データを纏めることが重要である。作
業計画はすべての組織に適用されなければならない。作業計画は過去
の失敗からの脱却を目標とする。そして、個々の目的を設定する。目
的は１つずつ、独立して明記されており、明確な指標が使われている
ことが望ましいと考えられる。
３.各作業工程とTQM推進
作業工程を独立した単位で分割する。製品設計・製造、サービスの見
える化を行う。見える化を行うことで、品質が明確にされる。品質管
理を行うにあたり、継続的改善が行えるＴＱＭを導入する。グループ
毎に目標を設定し改善活動を実施する。そして、作業工程が1つの連
続したプロセスアプローチになるように取り纏める。ＴＱＭは随時、
または定期的に実施し、問題点を把握し、解決していくことが重要で
ある。
４.データ分析と評価
指標から得られたデータをシステムまたはアプリケーションソフトに
入力してデータ分析をする。分析は必要なデータを加工し問題点を抽
出する。データの評価はばらつきを考慮し、適正な範囲のデータを主
に採用する。異常値を発見した場合、改善を必要とする。経営に必要
なデータは計画的に蓄積する。
５.文書管理と登録文書の利活用
必要となる文書を取り纏める。利活用を図る為、文書管理システムを
導入する。ユーザーはこれにより、業務上、必要となる文書を利活用
できる。文書はバージョンアップを行うのを前提にして、各部門の文
書管理者が組織対応的に文書管理の見える化を図っていく必要がある。
文書管理システムの情報共有サーバーに検索機能を導入し、利活用率
を上げる。
６.業務のアフターフォローと監査
グループリーダーがプロジェクト、定型業務等の目標、目的の進捗を
管理し作業の効率化を目指す。監査スケジュールを確立し、業務の手
順書ミス、ルーチンワークのミス等を調査する。結果は管理者に報告
し、統括部門が取り纏める。トップに報告し情報共有し、トップダウ
ンで現場力を見直すことが重要である。
７.管理責任者が実施する問題把握と改善
管理責任者はデータ分析結果を基に、問題点を見出し、解決方法を決
定する。改善計画に基づき、修正を実施する。管理責任者は全体をマ
ネジメントし取り纏める。全社展開の有無を考慮し是正処置、及び予
防処置を講ずる。必ず処置の効果を確認する。
８.経営の見える化と業務統括
経営には業務プロセスがあり、策定し管理する必要がある。また、そ
れを統括する業務組織が必要になる。プロセスはP(PLAN)D(DO)C(CHECK
)A(ACT)のサイクルを持たせ連動性を高めていく。各グループで管理シ
ステムを構築し、見える化し総合調整をする。
９.ワークフローの作成とシステム導入
業務の確実な遂行の為に、ワークフローを作成し、グループ内で共有
する。組織的なチェック機能を盛り込む。ワークフローシステムを導
入し、ユーザの利便性を高める。各部門の業務の流れを明確にして、
各グループの連携で協業する。効率的な業務スキームを確立する。
１０.各グループ機能の強化と連携
各グループの業務目的を明確にすることで、各グループが連携をとり、
主目標を達成することに、自助努力とコミュニケーションに重点を置
くことが考えられる。連携できる個々のオペレーションを明確してお
くことも業務効率化の成功への可能性を広げることになる。
１１.オペレーションの中核作業
報告、連絡、相談を基本とする。システム運用では、マニュアルを理
解の上、メールの宛先、本文の内容をダブルチェックをし、電話連絡
は、電話番号を再度確認する。言葉使いは短く、要点を簡易に伝える
。オペレーションの履歴を時系列にしてトレーサビリティを残す。記
録は保管期限を設けて保存する。
１２.文書作成と管理方法
各文書名に命名規則の適用する。文書のヘッダーに管理番号を付与す
る。文書はカテゴリー毎に分類し文書管理システムに保管する。必要
な文書はキーワード検索から抽出する。最新版の文書が検索できるよ
うにバージョン管理を行いアップデートする。文書登録には精査と承
認が必要になる。
１３.トップダウン方式の指揮命令系統
上司、指揮命令者からの指示を受け、業務を遂行し、結果を報告、連
絡、相談する。業務ミスは記録に残し、改善を行えるようにし、検討
を重ねることが重要と言える。指揮命令系統が機能するように業務フ
ローを作成しておき、周知しておく。
１４.教育と人材育成
専任講師が教材を用いて、知識、スキルを高めることで人材育成にな
る。基礎から応用までをカバーすることができる。演習を含め、実践
力を高める。日常業務においては、マンツーマン指導を日々行うこと
で、良い方向へと近づけることが可能になる。人材育成には、スキル
毎にプログラムを事前に準備しておく。
１５.プロジェクト組織と運営
各プロジェクトの組織運営の中からプロジェクトマネージャー選出し
決める。プロジェクトマネージャーはコストパフォーマンスを最優先
し業務を推進する。マネジメントを効果的にかつ的確に実施し、ムリ
、ムダ、ムラを排除する。メンバーのモチベーションを上げる工夫を
する。意思疎通を適格に実施する。
１６.工程管理と指標の設定
各工程に指標を設けて運用管理する。運用管理する指標を統計データ
として蓄積する。指標のデータはExcel等で多角的に分析する。正常範
囲の基準値を決めておく。各指標の異常データは改善できるように、
該当部署にフィードバックする。現在のデータと過去のデータと比較
し、問題点、課題を抽出する。各種データは経営管理に用いる。
１７.システム運用とシステム管理
システムの稼働率が重要となる。システムを２重化をすることで、全
体の稼働率が１００％となる。障害時には片方を切り離して運用が可
能となる。基幹システムは障害を想定し、２重化しておくことが重要
だと言える。システム運用手順書を作成し、教育を行い、運用可能な
状態に保っておくおく。障害発生時には障害対応マニュアルを作成し
ておき、参照し障害切り分けを行い、システムの復旧を行う。システ
ム管理者を任命する、システム管理者はシステムのリソースが減少し
ていないか、負荷がかかっていないか、セキュリティは安全かを確認
する。システムの視える化を行う。必要に応じて、システムインテグ
レーションを行うことや、性能、機能を改善する為に、新規システム
の導入を行う。
１８.定型業務の実施方法
業務の手順書を作成し、理解をすることが重要である。定型フォーマ
ットを使って内容を記述する。定型フォーマットを先に作成して精査
しておくことが必要になる。確認作業はチェックリストを使用して、
１つ１つ確認を行っていく。各業務毎に定型フォーマットのひな形を
用意しておく。
１９.管理業務の効率化
管理業務をプログラム化する。業務システムやVBA等で計算し、想定
した結果を求めることができる。ルーチンワークを省力化することで
、作業効率が上がる。また、管理業務毎にシステムを構築し省力化を
図る方法をとる。一例としては営業支援システム等がある。管理業務
毎に管理者を設け、組織的に業務効率化の対応を行う。
２０.品質管理ツールの導入と効果
ExcelのVBA等で、ルーチンワークのプログラムを開発し、自動化を
推進する。自動化することで、求められる品質が基準以上になり、改
善に繋がる。業務引継ぎ等は簡易で済むと考えれる。一般的には品質
管理や業務効率の改善の為にツールに使うことになる。
２１.企画部門と標準化
企画部門で社内標準を作成する。本部内の事業部に周知し、これを元
に品質管理を行い、技術レベルに漏れがないようにする。社内標準は
定期的に見直し、最新版を教育し周知する。標準化が浸透しているか
はテストを実施する等して確認する。標準化することで、組織の競争
力を高めることができる。
２２.品質管理
製造品質、設計品質、サービス品質に分類される。各工程でQC7つ道
具(パレート図、特性要因図、グラフ、ヒストグラム、散布図、管理
図、チェックシート)を使いデータを取得し、分析、精査する。サン
プルを取得し検査をする。または、全数を検査する。品質マネジメ
ントシステム(QMS)を導入することで、品質の維持、向上を全社的に
展開できる。
２３.業務の設定と連携管理
業務を継続的改善をするにあたり、プロセスを設定し定期的に見直す
ことが重要と考えられる。プロセスは業務を定型化し、記録を残すこ
とができる。記録を取ることで、正常に実施できているかを監査で判
断することができる。プロセスのインプットとアウトプットを明確に
して、プロセスアプローチ、すなわち業務連携を管理する。
２４.組織運営と資源
組織で使用される、金、物、人、情報、時間を適切に配分し、プロジ
ェクトを編成する。組織は独立的または横断的になっているが、組織
どうしが業務を遂行するにあたり、プロジェクトスコープが重なり合
わないことが必要になる。組織それぞれの経営方針を明確にしておく
ことが重要になる。
２５.経営環境の把握と優位性の確立
経営戦略を立案し、トップダウンで経営を行う。SWOT分析を行い、強
み、弱み、機会、脅威を見つけ出し、取り纏める。経営計画を立案し
、全社目標を立てる。経営環境を正確に把握することで、競争を優位
に保つことが考えられる。また、ボトムアップで社員の考え方を纏め
経営に活かすことも重要である。
２６.定型業務の把握とマニュアル化の実施
非定型業務と定型業務に分ける。定型業務は手順が明記されたマニュ
アルを作成する。職員、社員が見て分かりやすいようになっており、
これを参照する、バージョン管理し、最新版が使用できるようにして
おく。非定型業務はその都度、手順書を作成し、ノウハウを蓄積して
纏めておくことが重要である。
２７.経営計画の策定と実現
経営企画部が年次経営計画案を作成する。各本部の企画部と一体とな
り、売上高、利益を計算する。また、原価計算を行いコストを把握す
る。全社の取り纏めを本社経営企画部が行い、経営状況の傾向をつか
み総合的に経営判断する。
２８.標準原価の設定と維持
原価計算を行い、基準値を見積もる。この値を超えないように、企業
の品質経営活動を行い、維持する。標準原価はぶれないようにする。
原価設定を管理業務の中に盛り込む。取り纏めを行い、改善点を抽出
する。
２９.全体最適化と部分最適化
部分を最適化するだけでなく、部分構成を見分けながら全体を構成し
、全体最適化を図ることが重要になる。全体から部分を見る視点が必
要になる。全体構成要素を見ながら誤りのある箇所や変動幅を小さく
する必要がある。
３０.改革の実行
マネジメントを改革するには、多くの力量が費やされる。個人の力量
を束ね、グループを形成し大きなパワーとなるようにすることが、企
業の発展に為に重要である。失敗を成功のもとにするような考え方の
取り入れも考えておくことも改革を促すことになる。強い意志決定が
必用になる。
”コーヒーブレイク”
ルーチンワーク(定型業務)の研究について下記を参考してください。
はじめに
企業活動における多様な多数のミスから生じさせている負の活動はなく
なってはいない。ミス根絶は物事の『計画・実行・視る』を根底から捉
え現場に合わせる活動から始まる。「視える化された集合知」の活用を
推進することで一助と成り得るであろう。
まず、正確に「視える化された集合知」を定義してみよう。
「視える化された集合知」は「視える化」を知で繋ぎ「集合知」を形成
し全体最適化を行う知的要素であり物事のミスを解決に方向づける一要
因である。
ポイント０１．「視える化された集合知」は解決の一手段となる
例えば計画の「視える化された集合知」は何かと言われますと、各々の
企業が策定している企業理念、経営方針、マネジメントシステムの方針、
CSR方針が代表として挙げられますが、社員として当たり前に理解して
いる行動が視えていたから良くできたと評価したら語弊になる。視える
化されているとしても分割された多くの概念があり、まとまりが良くな
く目標を達成していないように視えていることもあります。全体に負の
影響があり良くはなっていきません。変革を促すため、企業活動を管理
しなければならいし、何かプラス要素を持たねばなりません。企業活動
を継続するにあたり、何をキーにして視える化を続けていくのか、一体
化した活動を明白にするツールは何かを考えることが必要になり、これ
らをビジョンに組み入れる仕組みが望ましい。トップダウンの戦略であ
るが、リーダーシップ、コミュニケーションスキルがあって実現できる
ため、比較的大きな負荷にならないと考えます。しかし組織には向き不
向があるので場合によっては合致しないことも在り得ることと考える。
ポイント０２．「視える化された集合知」の視方は現実主義となる
「視える化された集合知」は現実に何も魅力的な付加をせず表し視える
化するようにする。現実を実現レベルで追及していくため、求める結果
により様々な考え方を採択し事実に基づく方式を共に創り上げていきま
す。ここの部分はよく変わりすでに出来上がったら現実に合わないこと
もあります。真の現実を得るには絶えず視ることが必要不可欠ですが疎
かになっていることもありえ、各々の企業はミスを繰り返すこともある
のです。そして、度々よほど必要に迫られてから現実を視ることがあっ
ては視る方法そのものが欠損していて実在している方式が形骸化しなが
ら存在し続け、良くならないために、知の集合の領域が狭くなり知的な
方式創りが衰えていきます。一言で云うならば、結果を優先させるだけ
でなく、今ある現実の方式の作りこみと視える化から業務を遂行するこ
とです。
ポイント０３．「視える化された集合知」となる
「視える化された集合知」に不確定原理が存在した視方「視える化され
た集合知」は現実に方式化され存在しているが、経営資源の人・金・物
・情報があり、絶えず質・量は変化し時間軸を考えた要素も入力されい
る視方も考えられる。単純な方式に複雑性が含まれ、細かな着眼点を作
成し視ていくこと、全然分からないままである部分をどのように発見し
視れば良いのかを解決し取り入れる標準化の取り組みも必要になってい
る。
ポイント０４．「失敗」の見える化が大事になる
まず、失敗をマネジメントすること。すなわち「見える化」との関連で
ある。失敗の見える化には『継続的改善』のやり方はない。失敗は幾つ
も重なることが多いと、たまに言われた人もいると思う。見える化を行
うにはいろいろな幅広い知識が必要である。失敗回数を無くす、減少さ
せるには、組織の方針とリーダーシップの方針の両方が一体となって動
くことが重要である。組織が強ければ、十分な改善要領のノウハウがあ
るから改善の参考案が出てくる。ただし、マネジメント力が足らないと、
出来ないという自体が生じてしまいPDCA(PLAN－DO－ＣＨＥＣＫ－ＡＣＴ
)を実行することができなくなる。品質マネジメントシステムの知識を身
に付けている必要がある。また、基本は一人で改善であるが、組織展開
の必要があれば協力的で改善意識を持っていれば対策の有効度が高くな
ってくる。そして、一連のプロセスを作り流れるシステムを作り上げる
ことが重要である。それがプロセスアプローチである。これを行うこと
で案件からとても良い（Very Good)、良い(Good)のアウトプットがある。
プロセスは相互に関係し合っている。マネジメントのプロセスアプロー
チである。そのため、アウトプットはほとんど製品、サービスの規格通
りである。マネジメントのシステムアプローチをよく理解をしっかりと
おけばよいと言える。また、プロセスですので、不具合の範囲のプロセ
スを確かめた上で、要因を理解した上で継続的改善を実施することがよ
いと思う。そして、結果をよく確かめて失敗の多く見逃さないようにし
たいと考えることとする。ISO９００１推進組織を発足させなければ全
て見えにくく不安定なシステムを創造してしまうだろう。
ポイント０５.課題管理ができない。
【PLAN】-【DO】－【SEE】で必要な特性を見る要因図ができない。何も
ない道具。助言者がいない。行動方法は。解決方法は次のように考える。
(PLAN)全体図を考える。全体最適を意識しておく。関連を意識をする。
情報量が多いと図として表すのが良い。そして基本計画を大事にする。
(DO)実際の行動面はデータの再現が確実にできることを念頭においてお
き、普段のありきたりなこと行動にも注意する。そして逆に陥らないよう
にする。論理的な思考力、集中力は、何があっても必要で、日頃なぜ、
なぜ、なぜのような問題認識及び改善の方法を留意していく。実行には
リソースが必ず必要にならざるを得ない。行動範囲は正確に決めることが
重要である。(SEE)重要なことは個人が持っている知識を定期的にバランス
よく増やして、重要な確信部分を見直して、現状から少し先をチェックす
る事である。まず、難しいことはとても面倒でも絶対ミスがないことを確
認してから分類することである。簡単に言うと大事部分は(PLAN)-(DO)-(S
EE)に当てはめることと言える。そして、それを計画としてとりまとめる
ことである。
”発表論文”下記URLです。
https://fxt.sakura.ne.jp/index.html
☆☆☆
参考文献
[1]仕事の「見える化」99のしかけ 2009年12月30日初版 日本能率協会マ
ネジメントセンター
[2]図解で分かるISO9001のすべて 2004年2月10日 初版 日本実業出版社